Os relatórios de relações públicas são uma parte essencial dos esforços de qualquer empresa para aumentar o reconhecimento da marca e alcançar mais clientes em potencial. Os profissionais de relações públicas não são apenas responsáveis por criar campanhas personalizadas e precisas, mas também seguem métricas relevantes que lhes permitirão avaliar os resultados e mostrar como os esforços de relações públicas contribuíram para os objetivos de crescimento da empresa.
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Mas os relatórios de RP também são usados para discutir a estratégia de RP internamente na equipe, para relatar aos consultores o que alcançamos e para onde estamos indo e para oferecer às agências uma visão completa da situação atual. Eles são uma parte insubstituível de relações públicas e marketing que vale a pena analisar com mais detalhes.
Existem diferentes tipos de relatórios de relações públicas para comunicar os resultados alcançados por meio das campanhas de RP. Os resultados fornecidos por esses relatórios mostram quão bem as mensagens da marca foram consumidas pelo seu público-alvo e quais efeitos elas tiveram.
1 – Relatório semanal de relações públicas
O profissional do relatório semanal de relações públicas é muitas vezes o ponto de contato da agência e tem como objetivo apresentar uma visão geral das realizações durante a semana.
Na maioria dos casos, é apresentado no final da semana de trabalho e consiste em todas as atividades de RP realizadas. Além das métricas revisadas, também é usado para discutir as atividades que serão realizadas na semana seguinte. Alguns dos tópicos comuns discutidos e atividades focadas no relatório semanal de relações públicas incluem pesquisa, planejamento, design, edição de texto, sessões de ideação e uma série de atividades diferentes que são necessárias para preparar e executar estratégias de comunicação.
2 – Relatório mensal de relações públicas
Os relatórios mensais de relações públicas são direcionados ao seu gerente e, muitas vezes, a qualquer outro profissional que ocupe cargos mais altos na empresa.
O principal objetivo desse tipo de relatório de relações públicas é analisar as métricas relevantes para identificar se você está ou não avançando com sucesso para alcançar seus objetivos definidos com base nos números que você pode mostrar. O relatório mensal de relações públicas oferece a chance de localizar as atividades com bom desempenho e implementá-las em outras áreas que não apresentam um desempenho tão bom. Por outro lado, se você notar que alguns resultados não são o que você esperava, você pode fazer as mudanças necessárias para melhorar o desempenho do PR no próximo mês.
3 – Relatório trimestral de relações públicas
Os relatórios trimestrais de relações públicas incluem uma visão geral de mais informações quando comparados aos relatórios semanais e mensais e são direcionados para diretores sênior, vice-presidente de comunicações e CMOs ou CEOs. Eles são apresentados ao final de cada trimestre de negócios.
Nesse tipo de relatório, a missão do profissional de RP é explicar e defender os resultados. A ideia por trás de um relatório trimestral de relações públicas é justificar cada Real investido em campanhas ou esforços de relações públicas. Você deverá explicar como o investimento usado contribuiu para atingir as metas de negócios.
4 – Relatório anual de relações públicas
O relatório anual de relações públicas é apresentado ao CMO, CEO, conselho da empresa ou investidores. Tem como objetivo apresentar um panorama do desempenho de RP ao final do exercício. As informações apresentadas são usadas para discutir a estratégia de longo prazo para o ano seguinte e são úteis na alocação do orçamento de RP para o próximo ano. As expectativas anuais são definidas com base nos relatórios do ano anterior.
5 – Relatórios de relações públicas de campanha
Os relatórios de campanha são usados para monitorar o desempenho de campanhas específicas e rastrear metas específicas. Pode ser um lançamento de um novo produto, um novo mercado que foi abordado pela empresa ou uma promoção específica que precisa ser comunicada a clientes em potencial.
6 – Relatórios de relações públicas de crise
Embora a maioria das empresas tenha como objetivo evitar crises a todo custo, as relações públicas estão lá para ajudar a reverter a situação e manter uma percepção positiva da marca entre o público-alvo. Um relatório de crise pode mostrar como o trabalho de relações públicas ajudaram a evitar uma catástrofe como resultado de uma crise. O benchmarking oferecerá orientação completa ao longo da jornada e você precisará relatar os resultados em cada etapa do caminho. É essencial contar com painéis em tempo real para geração de relatórios.
Componentes de um relatório de relações públicas
Agora que abordamos os tipos de relatórios de relações públicas, é hora de analisar quais componentes estão incluídos em um relatório de relações públicas. De um modo geral, o relatório deve apresentar e compilar informações sobre campanhas em andamento, reputação da marca, gerenciamento de crises, concorrentes, pontos fortes e fracos, influenciadores, clientes e muito mais.
Mas quais são as métricas que os profissionais de relações públicas devem incluir em seus relatórios?
- Número de menções e total de impressões: Número de menções e total de impressões são duas métricas-chave de RP que devem ser incluídas em qualquer relatório de RP básico ou detalhado. O número de menções só é útil se você estiver totalmente ciente de como ele realimenta seus objetivos de relações públicas. Embora um grande resultado para o número de menções possa parecer um sucesso, tudo depende do que está escondido por baixo. Por exemplo, às vezes, é melhor ter dez menções positivas e de qualidade em vez de 100 menções sem valor significativo. Fale com nossos consultores sobre o monitoramento de redes sociais.
- Fontes: Seu relatório também deve incluir as fontes das quais você recebeu menções à sua marca. A parcela de cada fonte também deve ser disponibilizada. Ao fazer isso, você poderá entender quais canais são mais populares com seu público-alvo para discutir sua marca ou campanha. Identificar os canais mais ativos ajudará você a adaptar seus esforços para priorizar esses canais especificamente, economizando tempo e dinheiro.
- Menções ao longo do tempo: Menções ao longo do tempo são simplesmente as menções recebidas em um determinado período de tempo. Ao incluir isso em seu relatório, lembre-se de que é absolutamente normal ver aumentos e quedas nos resultados. Se possível, apresente isso com mais detalhes, reduzindo suas menções ao longo do tempo de acordo com a fonte. Saiba mais sobre o monitoramento continuo.
- Análise de sentimento: A métrica de análise de sentimento oferece aos profissionais a capacidade de detectar se seus esforços de RP resultaram em apreciação positiva, negativa ou neutra do público-alvo. É o que é usado para entender o verdadeiro significado ou tom emocional por trás de uma campanha ou palavras específicas.
- Sentimento por fonte: Ao incluir a análise de sentimento em seu relatório de relações públicas, faz sentido incluir outra métrica de sentimento por fonte. Ele fornece informações sobre como seu sentimento é alocado em diferentes fontes. Você pode usar essas informações para ver se determinados canais estão levando a um sentimento positivo, enquanto outros podem se destacar como negativos. Isso ajudará você a adaptar melhor suas campanhas de relações públicas e transformar pontos fracos em pontos fortes.
- Locais de menções: Ao criar seus objetivos de relações públicas, a segmentação é fundamental. Incluir uma métrica de locais que mostre os países ou áreas de origem das suas menções é essencial. Isso lhe dará uma visão geral de onde suas campanhas estão tendo o melhor desempenho e onde seu público-alvo está falando ativamente sobre você.
- Influenciadores: Em relações públicas e marketing, os influenciadores desempenham um papel vital. É por isso que é altamente recomendável que as informações sobre eles sejam incluídas em seus relatórios de relações públicas. Você pode fornecer detalhes sobre influenciadores pelo número de menções, restringir os principais influenciadores por fonte ou apresentar os principais influenciadores por pesquisa. Por exemplo, os principais influenciadores por pesquisa revelarão quais menções tiveram o maior alcance para cada fonte separadamente. Talvez essas informações sejam úteis ao preparar suas próximas colaborações com influenciadores com os quais você já trabalha. Se possível, você também pode segmentar os principais influenciadores por sentimento para mostrar os influenciadores que forneceram mais menções no sentimento positivo ou negativo.
- Análise competitiva: Quer fazer benchmark e receber insights competitivos? Use a análise competitiva em seus relatórios para ver os pontos fortes e fracos de uma marca, serviço, produto ou mercado.
- Share of Voice: O share of voice é o número ou a quantidade de conversas sobre sua marca, dividido por todas as conversas sobre o mesmo tópico, setor ou nicho em que você atua. É usado como medida de alcance e apresenta o compartilhamento de exposição para consultas específicas. Geralmente é incluído nos relatórios de relações públicas mais sofisticados e de longo prazo que fornecem uma visão completa da situação.
- Total de menções por canal: Use o total de menções por canal como uma métrica que demonstrará quantas vezes uma determinada consulta foi mencionada em um canal específico. É uma maneira ideal e fácil de fazer comparações de menções de consultas em canais como mídias sociais ou outros.
- Compartilhamento de impressões: Compartilhamento de impressões lhe dará a oportunidade de apresentar a quantidade de compartilhamentos ou alcance estimado que uma consulta específica teve a partir do número total.
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