Como realizar um follow-up eficiente

A assessoria de imprensa é uma das áreas mais importantes da comunicação corporativa. É por meio dela que empresas, organizações e personalidades públicas conseguem se relacionar com a mídia e divulgar suas mensagens de forma estratégica. No entanto, em um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, conseguir emplacar uma pauta não é uma tarefa fácil. É aí que entra o follow-up, uma técnica fundamental para aumentar as chances de sucesso na divulgação de uma pauta.

Neste artigo, vamos abordar o conceito de follow-up, sua relação com a assessoria de imprensa e dicas para realizá-lo de forma eficiente e não invasiva.

O que é follow-up?

Explicação do conceito e sua relação com a assessoria de imprensa.

O follow-up é uma prática comum na assessoria de imprensa e consiste em um contato posterior ao envio de uma pauta ou release para a imprensa. O objetivo é verificar se o material foi recebido, se o jornalista teve tempo de avaliar a matéria e se há interesse em publicá-la.

Essa prática é importante porque muitas vezes os jornalistas recebem uma grande quantidade de e-mails todos os dias e pode ser difícil avaliar todas as pautas recebidas. Além disso, alguns jornalistas podem não ter certeza se uma pauta é interessante ou relevante para seu público-alvo e podem precisar de mais informações para decidir se a matéria deve ser veiculada ou não.

O follow-up deve ser feito com cuidado para não ser invasivo e não prejudicar a relação entre assessor e jornalista. É importante lembrar que o jornalista está sob pressão constante para produzir conteúdo de qualidade em prazos apertados, por isso, é preciso respeitar seu tempo e prioridades.

Além disso, é importante personalizar a mensagem de follow-up para cada jornalista, lembrando-se de que cada veículo de comunicação tem seu próprio público e objetivos editoriais. Ao enviar uma mensagem personalizada, o assessor mostra que conhece o trabalho do jornalista e que se preocupa em oferecer conteúdo relevante e de qualidade para seus leitores.

LEIA TAMBÉM: Como fazer um relatório de clipping?

Como realizar um follow-up eficiente

Dicas e boas práticas para contatar o jornalista sem ser invasivo.

Para que o follow-up seja eficiente, é necessário seguir algumas boas práticas e dicas importantes, tais como:

Escolha o momento certo: É importante escolher o momento certo para realizar o follow-up. Em geral, o ideal é esperar cerca de 2 a 3 dias úteis após o envio da pauta ou release antes de realizar o contato. Dessa forma, é possível dar tempo suficiente para que o jornalista avalie a matéria e tome uma decisão.

Seja breve e objetivo: Ao realizar o contato, seja breve e objetivo. Lembre-se de que o jornalista está sob pressão constante e pode não ter tempo para conversas longas. Por isso, apresente-se de forma clara e objetiva, lembrando do assunto enviado anteriormente e perguntando se há interesse em publicar a matéria.

Personalize a mensagem: Personalizar a mensagem é uma forma importante de demonstrar que o assessor se preocupa com o trabalho do jornalista e conhece o veículo de comunicação para o qual está enviando a pauta. Ao personalizar a mensagem, o assessor pode mostrar que entende o público e os objetivos editoriais do veículo, aumentando as chances de sucesso na divulgação da matéria.

Utilize diferentes canais de comunicação: Além do e-mail, é possível utilizar outros canais de comunicação para realizar o follow-up, como telefone e redes sociais. No entanto, é importante lembrar que cada jornalista tem suas preferências e é preciso respeitá-las.

Mantenha uma postura profissional: Por fim, é importante manter sempre uma postura profissional e respeitosa ao realizar o follow-up. Lembre-se de que o objetivo é estabelecer uma relação de confiança com o jornalista e não prejudicar a imagem da assessoria de imprensa.

LEIA TAMBÉM: Clipping: como avaliar a qualidade da informação coletada

O que evitar no follow-up?

Alerta sobre os erros mais comuns cometidos pelos assessores.

A seguir, apresentamos alguns erros mais comuns que os assessores devem evitar ao realizar o follow-up:

• Ser insistente demais: Um erro comum é ser insistente demais ao realizar o follow-up. O jornalista precisa de tempo para avaliar a pauta e tomar uma decisão, e enviar e-mails ou telefonar repetidamente pode ser interpretado como uma forma de pressão. É importante respeitar o tempo e o espaço do jornalista.
• Enviar muitos e-mails: Enviar muitos e-mails sobre a mesma pauta pode ser interpretado como spam e prejudicar a imagem da assessoria de imprensa. É importante enviar apenas um ou dois e-mails de follow-up, lembrando sempre de personalizar a mensagem e ser objetivo.
• Telefonar em horários inconvenientes: Telefonar em horários inconvenientes, como durante reuniões ou fora do horário comercial, pode ser interpretado como falta de respeito pelo tempo do jornalista. É importante respeitar os horários de trabalho do jornalista e encontrar o momento certo para realizar o contato.
• Ser agressivo ou rude: Ser agressivo ou rude ao realizar o follow-up pode prejudicar a relação com o jornalista e a imagem da assessoria de imprensa. É importante manter sempre uma postura profissional e respeitosa, mesmo diante de respostas negativas.
• Não respeitar as preferências do jornalista: Cada jornalista tem suas preferências quanto à forma de contato e é importante respeitá-las. Alguns preferem ser contatados por e-mail, outros por telefone ou redes sociais. É importante conhecer as preferências do jornalista e adaptar a forma de contato a elas.

LEIA TAMBÉM: Monitoramento de mídia na estratégia de conteúdo

Importância da relação entre assessor e jornalista

A relação entre jornalista e assessor de imprensa é fundamental para o sucesso de uma assessoria. Essa parceria deve ser pautada pela confiança, transparência e respeito mútuo. Quando o assessor conhece o perfil do jornalista e sabe o que ele busca em uma pauta, pode personalizar o contato e aumentar suas chances de emplacar uma matéria.

Além disso, a construção de uma relação sólida entre as partes pode gerar oportunidades de longo prazo para ambas as partes. O jornalista passa a ter acesso a fontes confiáveis e pautas interessantes, enquanto o assessor ganha espaço na mídia e reputação no mercado. Por isso, é importante investir em um bom relacionamento com os jornalistas, sempre pautado pelo profissionalismo e ética.

Um follow-up bem-feito é como uma gentileza, uma lembrança de que a pauta é importante e que o assessor está pronto para ajudar. Mas é preciso ter cautela para não se tornar um incômodo.” – Carlos Alberto Sardenberg, jornalista e comentarista econômico

Considerações finais

O follow-up é uma ferramenta essencial para a assessoria de imprensa, mas é preciso saber utilizá-lo de maneira eficiente para não ser invasivo ou incomodar o jornalista. O contato deve ser realizado de forma respeitosa e personalizada, levando em conta as preferências e o tempo do jornalista. Além disso, é fundamental estabelecer uma relação de confiança e respeito com os jornalistas, sendo vista como uma fonte confiável de informações e pautas relevantes para a imprensa.